Učenje boljeg upravljanja vremenom može vam pomoći da:
Dva ekstremna tipa radnog vremena s obzirom na upravljanje vremenom – rijetkost
Prema kriteriju kontrole nad osobnim vremenom, susreću se dvije ekstremne, crno-bijele situacije, A i B, i mnogo njihovih kombinacija:
Slučaj A – Vrijeme pod potpunom kontrolom osobe: to je ono vrijeme u kojem čovjek sam određuje što će i kojim redoslijedom raditi u danu i tjednu, sam izrađuje svoj plan, uspijeva se držati zamišljenog smjera, ništa mu ne smeta sa strane dok radi na započetom. Takvu situaciju rijetko tko ima. To su tzv. 100 % mirna radna mjesta i nisu stresna.
Slučaj B – Vrijeme pod potpunom kontrolom okruženja: to je ono vrijeme u kojem netko drugi iz okruženja, a u slučaju Voditelja brodice/Zapovjednika jahte to su prvenstveno gosti, a zatim djelatnici marine, nadležne vlasti, čarterska tvrtka, ljudi na ostalim jahtama, neprestance aktiviraju, zahtjevaju, potiču, određuju, nazivaju, pozivaju, mole, prekidaju i usmjeravaju djelovanje Voditelja brodice/Zapovjednika jahte. Osoba im je 100% na raspolaganju, i nema ni minute svog mira. U takvom okruženju Voditelj brodice/Zapovjednik jahte može u svakom trenutku očekivati novu poruku, zahtjev koji mijenja prioritete, nalog koji zaustavlja njegov rad. Voditelj brodice/Zapovjednik jahte tada nema uvjeta ni za kakav samostalan rad, kao ni za planiranje ili održanje zamišljenog smjera u danu. O svim aspektima djelovanja takve osobe odlučuje njegovo okruženje. Prema kriteriju upravljanja vremenom ta su radna mjesta pod tuđom kontrolom, tuđe su „vlasništvo“ i vrlo su stresna.
Posao Voditelja brodice/Zapovjednika jahte svakako je bliže slučaju B, ali u stvarnosti samo mali broj poslova pripada ekstremnim slučajevima, dok se većina nalazi u miješanoj „sivoj“ situaciji na crti kontinuuma:
I________________I________________I__________________I__________________I_____________________I
0% 25% 50% 75% 100% Nikakva Niska Srednja Visoka Apsolutna kontrola kontrola |
Slika 1. Raspon kontrole nad vlastitim vremenom od 0-100%
Osoba koja kontrolira 50% svog radnog vremena, počinje sama upravljati svojim vremenom i u pozitivnom je području.
Vještine upravljanja vremenom
Izrada popisa za upravljanje vremenom započinje s planiranjem. Svako jutro odvojite malo vremena kako biste napravili popis zadataka koji zahtijevaju vašu neposrednu pažnju i odredite važnost svakog zadatka. Prednosti pravljenja popisa su mnoge:
• Drže vas usredotočenima na vaše ciljeve
• Pomažu vam upamtiti i najmanji zadatak
• Pomažu vam u određivanju prioriteta što je važnije ili hitnije
• Pokazuju veću sliku
• Štede vrijeme
• Drže vas pod kontrolom i u pravom smjeru
• Stvaraju zapis o onome što ste učinili i kada
• Daju osjećaj postignuća dok križate završene zadatke
• Oslobađaju um kako biste se mogli usredotočiti na veće, puno važnije zadatke
Nakon što ste napravili popise zadataka i odredili im prioritet, kreće pravi izazov za upravljanje vremenom. Pravi izazov za učinkovito upravljanje svojim vremenom je proces praćenja, analiziranja i revizije vašeg plana sve dok on ne funkcionira. Neke od vještina koje će vam trebati za postizanje uspjeha odabranog načina upravljanja vremenom jesu:
Strpljenje
Jedna od najvažnijih stvari koje treba imati na umu ako se borite s upravljanjem vremenom jest da je učinkovito planiranje vještina koja treba vremena za stjecanje, vježbanje i usavršavanje. Nećete ujutro sjesti na jahti i imati savršenu strategiju. Možda nećete uspjeti pri prvom pokušaju. Proces upravljanja vremenom ne završava se stvaranjem nekog popisa.
Analiza
Ključni dio uspješne strategije upravljanja vremenom je samoanaliza. Na jahti nema nikoga tko bi pratio vaše napore u učinkovitom korištenju vremena osim vas. Utvrdite jesu li zadaci izvršeni ili ne i utvrdite zašto.
Fleksibilnost
Vaš vremenski plan bit će najuspješniji ako se sjetite da nije zapisan u kamenu. Očekivanje neočekivanog i uključivanje fleksibilnosti u vaš vremenski plan daje vam više šanse za postizanje svojih ciljeva.
Svijest
Kako biste bili uspješni u upravljanju vremenom, morate biti strateg. To uključuje nekoliko koraka. Zajednički nazivnik svih koraka je svijest o važnosti upravljanja vremenom, o tome kako koristite svoje vrijeme i o tome što funkcionira ili ne funkcionira za vas.
Upravljanje osobnim vremenom
Vještine upravljanja vremenom važne su za sve – ali posebno za Voditelja brodice/Zapovjednika jahte koji uravnotežuju želje gosta i realne mogućnosti cjelokupnog okruženja.
Neki od načina na koji možete najučinkovitije koristiti svoje vrijeme su:
Upravljanje vremenom tima/gosta
Kao jedini profesionalac na jahti, u nekim slučajevima potrebna vam je pomoć drugih osoba (gostiju) na brodu. Angažiranje drugih osoba da preuzmu neke dužnosti može poboljšati vaš osobni plan upravljanja vremenom. Kao Voditelj brodice/Zapovjednik jahte, imate nekoliko načina kako to učiniti:
Sposobnost učinkovitog upravljanja vremenom vrlo je vrijedna prednost koju imamo u radnom svijetu. Ako možete savladati upravljanje vremenom u stresnom, nestrukturiranom okruženju nautičkog turizma, možete biti sigurni u svoju sposobnost upravljanja vremenom u gotovo bilo kojoj situaciji.
Na malim jahtama mogu se često dogoditi situacije kada je teško izraditi bilo kakav plan, a kamoli ga dobro izvršavati. To se događa u nepovoljnim vremenskim uvjetima koji se često mijenjaju, kada imamo goste s kojima je teško dogovoriti se, kada nije moguće planirati siguran vez, itd. U takvim slučajevima suvišno je opterećivati se neuspjesima u planiranju. U takvim situacijama oslonite se na neke druge mehanizme usmjeravanja vaših aktivnosti, kao što su: poslovna politika organizacije, propisana pravila rada, standardi uspješnosti rada, dobra praksa i drugo.
Studija slučaja
Tijekom krstarenja zapisivali ste poslove koje bi trebalo obaviti na jahti, ali u tom trenutku nisu bili od vitalne važnosti ni za sigurnost plovidbe niti za udobnost gostiju na jahti. Kako su dani prolazili, neke su stvari s popisa postale prilično hitne i morali ste ih obaviti.
Pronašli ste nešto vremena i odlučili riješiti sve poslove koje ste zapisali i to redom kako ste ih naveli. Rješavanje navedenih problema se otegnulo više nego što ste predviđali i jednostavno zbog drugih obaveza na jahti niste uspjeli riješiti neke probleme s popisa. Ako su to bili problemi koji su bili od velike važnosti, morali ste gostima na jahti reći da trebate još malo vremena da riješite neki problem koji je važan i možda neophodan. Gosti su vas razumjeli, ali bili su i pomalo nezadovoljni jer su za taj dan imali druge planove koje su morali promijeniti.
Neugodnosti se mogu izbjeći pravilnim planiranjem vremena, tj. planiranjem poslova koji bi se trebali obavljati u određeno vrijeme prema planu.
Naučene lekcije
Usredotočite se na (mnoge) zadatke koje sada trebate obaviti; usredotočite se na poslove koje je potrebno obaviti i napravite popis koji će vam pomoći da odredite prioritete. Razmislite o tome i odaberite prvo poslove koji imaju prioritet ili one koji imaju hitan rok, kako biste izbjegli nezadovoljstvo gostiju ili nepotrebnu paniku pred kraj dana. Malo planiranja unaprijed zaista pomaže.
Činite
– upravljajte svojom pažnjom, svojim fokusom
– usredotočite se na rezultate, a ne na aktivnosti
– pokušajte kontrolirati barem 50% svog radnog vremena
– svako jutro sastavite popis zadataka
– odredite važnost svakog zadatka
– nadzirajte, analizirajte i prepravite svoj plan dok ne bude dobar
– nadgledajte vaše napore za učinkovitim korištenjem vremena
– utvrdite jesu li zadaci izvršeni ili ne i utvrdite zašto
– budite spremni očekivati neočekivano
– ugradite fleksibilnost u svoj vremenski plan
– usmjerite i pojednostavite stvari koje morate raditi, ali ne volite
– uštedite i smanjite stvari koje nisu hitne
– usredotočite se na jednu stvar
– postavite realne rokove i pobrinite se da ih se pridržavate
– napravite kratku pauzu za sebe, čak i ako su svi gosti na jahti
– angažirajte druge osobe da preuzmu neke dužnosti
– komunicirajte jasno kako biste izbjegli daljnja objašnjenja za goste
– pronađite pravu osobu na jahti kojoj ćete delegirati neki zadatak
Nemojte
– misliti da ćete ujutro sjesti na jahtu i imati savršenu strategiju za taj dan
– misliti da se proces upravljanja vremenom završava stvaranjem nekog popisa
– misliti da je vaš plan zapisan u kamenu
– raditi više zadataka (ne radite nekoliko stvari odjednom)
– postaviti nerealne rokove
– prihvatiti više želja gostiju ako će to ometati vašu sposobnost ispunjavanja postojećih
prioritetnih planova i ispunjavanja rokova
KRATAK TEST