Уменията за управление на времето могат да Ви помогнат да балансирате противоречиви изисквания за Вашето време. Най-продуктивните хора управляват времето си изключително добре, защото се фокусират върху резултатите, а не върху дейностите. Да се научите по-добре да управлявате времето си може да Ви помогне да:
Два екстремни вида работно време по отношение на управлението на времето.
Според критериите за личен контрол на времето има две крайности, черно-бели ситуации, A и B, с много комбинации помежду тях:
Случай A – Време, изцяло контролирано от човека: това е времето, в което човек сам определя какво да прави и в кой ред през деня и седмицата, прави собствен план, успява да запази желаната посока, без никакви смущения докато той прави това, което е започнал. Това е рядка ситуация. Това са така наречените 100% спокойни работни места без стрес.
Случай B – Времето, изцяло контролирано от обкръжаващата среда: това е времето, в което някой друг от обкръжението, а когато става въпрос за скипъри, това са предимно гостите, след това персоналът на пристанището, властите, чартърната компания, хората на други яхти , които постоянно активират, изискват, насърчават, определят, обаждат се, питат, прекъсват и насочват действията на капитана. Лицето е на 100% на тяхно разположение и няма свободно време. В такава обстановка капитанът може да очаква ново съобщение във всеки момент, искане, което променя приоритетите, ред, който спира работата му. Капитанът няма условия за независима работа или планиране и поддържане на желаната посока за един ден. Всички аспекти на работата на такъв човек се определят от обкръжението му. Според критериите за управление на времето такива работни места са под контрола на някой друг, „притежавани“ от някой друг и са силно стресиращи.
Работата на Шкипера със сигурност е по-близка до случай B, но в действителност само малък брой работни места попадат в екстремните категории, докато повечето са в смесената „сива“ зона по линията на континуума:
I_________________I_________________I___________________I___________________I
0% 25% 50% 75% 100% Без контрол Никсо Средно Високо Абсолютен контрол
|
Фигура 1. Обхват на контрол над собственото време от 0 до 100%
Човек, който контролира 50% от работното си време, започва да контролира собственото си време и попада в позитивната област.
Умения за управление на времето
Изготвянето на списък за управление на времето започва с планирането. Отделяйте известно време всяка сутрин, за да направите списък със задачи, които изискват Вашето незабавно внимание и определете важността на всяка задача. Предимствата на списък със задачи са много:
• Дръжи ви съсредоточени върху целите си
• Помога да запомните и най-малката задача
• Помогне да определите приоритет кое е по-важно или спешно
• Показва Ви „по-голямата картина“
• Пести време
• Помага ви да поддържате контрола и да не се итклонявате от целта
• Създава запис за това, което сте направили и кога
• Осигурява усещане за постижение, когато зачеркнете завършени задачи
• Освобождава ума Ви, за да можете да се съсредоточите върху по-големи, по-важни задачи
След като сте направили списъците си с неща, които трябва да правите и сте ги поставили като приоритет идва време за истинското предизвикателство да управлявате времето. Истинското предизвикателство за ефективното управление на Вашето време е процесът на наблюдение, анализ и преразглеждане на плана Ви, докато не заработи. Някои от уменията, които ще са Ви необходими, за да успее избрания от Вас метод за управление на времето са:
Търпение
Едно от най-важните неща, които трябва да имате предвид, ако се борите с управлението на времето, е, че ефективното планиране е умение, което изисква време, за да се придобие, практикува и затвърди. Няма да се качите на яхтата сутрин и да имате перфектна стратегия. Може да се провалите при първия си опит. Процесът на управление на времето не завършва със създаването на няколко списъка.
Анализ
Жизненоважна част от успешната стратегия за управление на времето е самоанализът. На яхтата няма никой, който да следи усилията Ви за използване на време, освен Вие. Определете дали задачите са изпълнени или не и разберете защо.
Гъвкавост
Вашият времеви план ще бъде най-успешен, ако помните, че той не е написан на камък. Очаквайки неочакваното и изграждете гъвкавост във Вашия времеви план, ще имате по-голям шанс да постигнете целите си.
Осъзнаване
За да бъдете успешни в управлението на времето, е необходимо да мислите стратегически. Това включва няколко стъпки. Общият знаменател на всички стъпки е осъзнаването на важността на управлението на времето, за това как използвате времето си и за това какво работи или не работи то за Вас.
Лично управление на времето
Уменията за управление на времето са важни за всички – но особено за капитаните, които балансират между желанията на гостите и реалистичните възможности на общата среда. Някои от начините, по които можете да започнете да използвате максимално ефективно Вашето време, са:
• Систематизирайте и опростете нещата, които трябва да правите, но не обичате да правите, така че да имате повече време и енергия за други неща.
• Приоритизирайте и дефинирайте целите и задачите си и ги подреждайте по отношение на най-важните и постижими за определеното време.
• Организирайте и измислете най-добрия начин за изпълнение на ежедневните си задачи, като зареждане с вода и гориво, слушане на прогнозите за времето, резервация на стояйнка в следващото пристанище, преглед на двигателя и др.
• Икономия и намаляване на нещата, които не са спешни.
• Не си поставяйте много задачи: За да извлечем максимума от времето си, чувстваме необходимостта да правим няколко неща наведнъж, но всъщност постигаме повече, когато се фокусираме върху едно нещо наведнъж. Многозадачността“ всъщност затруднява производителността, защото отнема много повече време, за да се завърши нещо.
• Задаване на срокове: задайте реалистични срокове и се уверете, че се придържате към тях.
• Научете се да казвате не: Учтиво отказвайте да приемате повече желания на гости, ако това ще попречи на способността Ви да изпълнявате съществуващите приоритетни планове и да спазвате крайните срокове.
• Правете почивки: Планирайте и направете кратка почивка – дори всички гости да са на яхтата. Вашето тяло и умът Ви се нуждаят от кратки почивки за отдих и освежаване (кратко плуване или няколкостотин метра ходене самостоятелно). Ще бъдете далеч по-съсредоточени, креативни и ще можете да се справите със стресови ситуации, когато си позволявате да правите редовни, кратки почивки.
Управление на времето на екипа / гостите
Като единствен професионалист на яхтата, възможно е в някои случаи се нуждаете от помощта на други лица (гости) на борда. Ангажирайки други лица да поемат някои задължения можете да подобрите Вашия личен план за управление на времето. Като капитан, имате няколко начина как да направите това:
• Комуникирайте ясно. Ясната комуникация включва внимателно говорене за интерпретация и предаване на информация. Гост, който се връща за допълнително обяснение на получената информация, поради лоша информация просто губи ценно време.
• Делегирайте интелигентно. Опитайте се да намерите сред гостите на яхта някой с умения, на когото можете да делегирате някаква задача. Намирането на подходящия човек, който да помогне за даден проблем, може да улесни Вашето управление на времето.
• Поставете срокове или цели. Когато делегирате задачи, задайте реалистични срокове и цели.
Способността за ефективно управление на времето е много ценен актив, който трябва да имате. Ако можете да овладеете управлението на времето в стресиращата, неструктурирана среда на яхтения бизнес, можете да сте уверени в способността си да управлявате времето в почти всяка ситуация. На по-малките яхти често се случва, така че всеки план е трудно изпълним, камо ли да бъде изпълнен добре. Това се случва при неблагоприятни метеорологични условия, които често се променят, когато имате гости, с които е трудно да постигнете някакви уговорки, когато е невъзможно да планирате безопасно причакване и т.н. В такива случаи е излишно да се притеснявате от неуспехите в планирането. В такива ситуации разчитайте на някои други механизми за управление на Вашите дейности, като например бизнес политиката на организацията, предписаните правила за работа, стандарти за успех, добри практики и др.
Казус
По време на круиза си записвахте задачите, които трябва да се изпълняват на яхтата, но не бяха от жизненоважно значение за безопасността на навигацията или комфорта на гостите на яхтата. С течение на дните някои от нещата от списъка станаха доста неотложни и трябваше да се справите с тях. Намерихте малко време и решихте да свършите всички задачи в реда, в който са изброени. Справянето с проблемите отне по-дълго време, отколкото очаквахте, поради други задължения на яхтата не успяхте да решите някои от проблемите от списъка. Ако те са важни въпроси, трябва да кажете на гостите на яхтата, че ще ви трябва малко повече време, за да се справите с проблем, който може да е важен, може би дори съществен. Гостите Ви проявиха разбиране, но също останаха малко недоволни, защото имаха други планове за този ден, които трябваше да променят. Неудобството можеше да бъде избегнато чрез правилно планиране на времето, т.е. планиране на работните задачи, които трябва да се извършват в определено време според плана.
Поуки
Насочете ума си към (многото) непосредствените задачи; съсредоточете се върху работата, която трябва да свършите и съставете списък, който да Ви помогне да определите приоритети. Помислете за това и изберете първо задачи, които имат приоритет, или онези с належащ срок, за да избегнете недоволството на гостите или излишната паника към края на деня. Малко предварително планиране наистина помага.
Какво да правите:
– управлявайте вниманието си, фокуса си
– съсредоточете се върху резултатите, а не върху дейностите
– опитайте се да контролирате поне 50% от работното си време
– съставяйте списък със задачи всяка сутрин
– определетет важността на всяка задача
– следете, анализирайте и преразглеждайте плана си, докато той не заработи добре
– следете усилията си за ефективно използване на времето
– определете дали задачите са изпълнени или не, и разберете защо
– бъдете готови да очаквате неочакваното
– изградете гъвкавост във вашия времеви план
– систематизиране и опростяване на нещата, които трябва да правите, но не обичате да правите
– намалете нещата, които не са спешни
– съсредоточете се върху задачите една по една
– задайте реалистични срокове и се уверете, че се придържате към тях
– направете кратка почивка за себе си, дори ако всички гости са на яхтата
– ангажирайте други лица да поемат някои задължения
– съобщавайте ясно, за да избегнете допълнително обяснение на гостите
– намерете подходящия човек на яхтата, на когото да делегирате някаква задача
Какво да не правите
– не мислете, че ще се качите на яхтата сутрин и ще имате перфектна стратегия за деня
– не мислете, че процесът на управление на времето завършва със създаването на няколко списъка
– не мислете, че планът Ви е изписан на камък
– не правете няколко неща наведнъж
– задайте нереални срокове
– не приемайте повече желания на гостите, ако това ще попречи на способността Ви да изпълнявате съществуващите приоритетни планове и да спазвате сроковете
Кратък тест!