Aprender a administrar mejor su tiempo puede ayudarlo a:

• Haga un seguimiento de las tareas que conducen a sus objetivos y satisfacen a los invitados.
• Producir un trabajo de calidad.
• Cumplir con los plazos
• Tener una excelente reputación profesional.
• Tener un mejor equilibrio trabajo-vida
• Experimente menos estrés

Dos tipos extremos de horas de trabajo con respecto a la gestión del tiempo: raro

De acuerdo con los criterios de control personal del tiempo, hay dos situaciones extremas, en blanco y negro, A y B, con muchas combinaciones entre ellas:

Caso A – Tiempo completamente controlado por la persona: es el momento en que una persona determina por sí misma qué hacer y en qué orden durante el día y la semana, hace su propio plan, logra mantener la dirección deseada, sin molestias. mientras él está haciendo lo que comenzó. Esta es una situación rara. Estos son los llamados trabajos 100% lugares pacíficos sin ningún tipo de estrés.

Caso B – Tiempo completamente controlado por los alrededores: es el momento en que otra persona de los alrededores, y cuando se trata de patrones, estos son principalmente los invitados, luego el personal del puerto deportivo, las autoridades, la compañía de alquiler, las personas en otros yates, que constantemente activan, exigen, alientan, determinan, llaman, preguntan, interrumpen y dirigen las acciones del patrón. La persona está 100% a su disposición y no tiene tiempo libre. En tales entornos, el patrón puede esperar un nuevo mensaje en cualquier momento, una demanda que cambia las prioridades, un orden que detiene su trabajo. El patrón no tiene condiciones para ningún trabajo o planificación independiente y mantiene la dirección deseada en un día. Todos los aspectos de la operación de dicha persona están determinados por su entorno. De acuerdo con los criterios de gestión del tiempo, dichos lugares de trabajo están bajo el control de otra persona, «son propiedad» de otra persona y son muy estresantes.

El trabajo del patrón está ciertamente más cerca del caso B, pero en realidad, solo un pequeño número de trabajos cae en las categorías extremas, mientras que la mayoría se encuentra en la zona mixta «gris» en la línea de continuo:

Figura 1. Rango de control sobre el propio tiempo de 0 a 100%

Una persona que controla el 50% de sus horas de trabajo comienza a controlar su propio tiempo y cae en el área positiva.

Habilidades de manejo del tiempo

Hacer una lista para la gestión del tiempo comienza con la planificación. Tómese un tiempo cada mañana para hacer una lista de tareas que requieren su atención inmediata y determinar la importancia de cada tarea. Las ventajas de una lista de tareas pendientes son muchas:

• Mantenerlo enfocado en sus objetivos.
• Te ayuda a recordar incluso la tarea más pequeña
• Ayudarlo a priorizar lo que es más importante o urgente.
• Mostrar la imagen más grande
• Ahorrar tiempo
• Mantener el control y en el camino
• Cree un registro de lo que ha hecho y cuándo
• Proporcione una sensación de logro al tachar tareas completadas
• Libere su mente para que pueda concentrarse en tareas más grandes e importantes.

Una vez que haya hecho sus listas de cosas que hacer y las haya priorizado, el verdadero desafío para administrar su tiempo se vuelve feo. El verdadero desafío para administrar eficazmente su tiempo es el proceso de monitoreo, análisis y revisión de su plan hasta que funcione. Algunas de las habilidades que necesitará para que su método elegido de gestión del tiempo tenga éxito son:

Paciencia

Una de las cosas más importantes a tener en cuenta si tiene problemas con la gestión del tiempo es que la planificación efectiva es una habilidad que requiere tiempo para adquirir, practicar y pulir. No se sentará en el yate por la mañana y tendrá una estrategia perfecta. Puede fallar en su primer intento. El proceso de gestión del tiempo no termina con la creación de algunas listas.

Análisis

Una parte vital de tener una estrategia exitosa de gestión del tiempo es el autoanálisis. No hay nadie en el yate que controle sus esfuerzos para utilizar el tiempo de manera efectiva que no sea usted. Determine si las tareas se han realizado o no, y descubra por qué.

Flexibilidad

Su plan de tiempo será más exitoso si recuerda que no está escrito en piedra. Al esperar lo inesperado y desarrollar flexibilidad en su plan de tiempo, tendrá una mejor oportunidad de lograr sus objetivos.

Conciencia

Para tener éxito en la gestión del tiempo, es necesario ser estratégico. Esto implica varios pasos. El denominador común de todos los pasos es la conciencia de la importancia de la gestión del tiempo, de cómo está utilizando su tiempo y de lo que funciona o no funciona para usted.

Gestión personal del tiempo.

Las habilidades de gestión del tiempo son importantes para todos, pero especialmente para los patrones que equilibran los deseos de los huéspedes y las posibilidades realistas del entorno general.

Algunas formas en que puede comenzar a hacer el uso más eficiente de su tiempo son:

• Agilice y simplifique las cosas que tiene que hacer, pero no le gusta hacer, para que tenga más tiempo y energía para otras cosas.
• Priorice y defina sus objetivos y tareas, y ordénelos en términos de los más importantes y alcanzables en el tiempo asignado.
• Organice y descubra la mejor manera de realizar sus tareas cotidianas, como el reabastecimiento de agua y combustible, escuchar los pronósticos del tiempo, reservar literas en el próximo puerto, control del motor, etc.
• Economizar y reducir las cosas. que no son urgentes.
• No realice múltiples tareas: para aprovechar al máximo nuestro tiempo, sentimos la necesidad de hacer varias cosas a la vez, pero en realidad logramos más cuando nos enfocamos en una cosa a la vez. La multitarea en realidad obstaculiza la productividad porque lleva mucho más tiempo terminar cualquier cosa.
• Establecer plazos: establezca plazos realistas y asegúrese de cumplirlos.
• Aprenda a decir que no: decídase cortésmente a aceptar más deseos de los huéspedes si esto interfiere con su capacidad para completar los planes prioritarios existentes y cumplir con los plazos.
• Tome descansos: planifique y tome un breve descanso, incluso todos los invitados están en el yate. Su cuerpo y su mente necesitan descansos cortos para descansar y refrescarse (natación corta o unos pocos cientos de metros caminando solos). Será mucho más centrado, creativo y capaz de hacer frente a situaciones estresantes cuando se permita tomar descansos cortos y regulares.

Gestión del tiempo del equipo / invitado

Como solo un profesional en el yate, en algunos casos, necesita una «mano» de otras personas (invitados) a bordo. Al involucrar a otras personas para que realicen algunas tareas, puede mejorar su plan personal de gestión del tiempo. Como patrón, tiene varias formas de hacerlo:

• Comuníquese claramente. La comunicación clara implica hablar con cuidado para interpretar y transmitir información. Un invitado que regresa para obtener una explicación más detallada de la información recibida, debido a que la información deficiente es una pérdida de tiempo valioso.
• Delegar de manera inteligente. Intente encontrar entre los invitados en el yate algunos, con habilidades a quienes puede delegar alguna tarea. Encontrar a la persona adecuada para ayudar con un problema puede facilitar la administración de su tiempo.
• Establecer plazos u objetivos. Al delegar tareas, establezca plazos y objetivos realistas.

La capacidad de administrar el tiempo de manera efectiva es un activo muy valioso para tener en el mundo laboral. Si puede dominar la administración del tiempo en el ambiente estresante y desestructurado del negocio de la navegación, puede confiar en su capacidad para administrar el tiempo en casi cualquier situación.

En yates más pequeños, a menudo ocurre que cualquier plan es difícil de realizar, y mucho menos llevarlo a cabo bien. Esto sucede en condiciones climáticas adversas que a menudo cambian cuando tiene invitados con los que es difícil hacer arreglos, cuando es imposible planificar un lugar seguro, etc. En tales casos, no es necesario preocuparse por fallas en la planificación. En tales situaciones, confíe en algunos otros mecanismos para dirigir sus actividades, como la política comercial de la organización, las reglas de trabajo prohibidas, los estándares de éxito, las buenas prácticas, etc.

Estudio de caso

Durante su crucero, estaba escribiendo las tareas que se deben hacer en el yate pero que no eran de vital importancia para la seguridad de la navegación o la comodidad de los huéspedes en el yate. A medida que pasaban los días, algunas de las cosas de la lista se volvieron bastante urgentes y tuvo que lidiar con ellas. Encontraste algo de tiempo y decidiste hacer todas las tareas en el orden en que estaban en la lista. Tratar los problemas tomó más tiempo de lo que esperaba y debido a otras obligaciones en el yate, no pudo resolver algunos de los problemas de la lista. Si se tratara de problemas importantes, tenía que decirle a los invitados en el yate que necesitaría un poco más de tiempo para resolver un problema que podría ser importante, tal vez incluso esencial. Los invitados lo entendieron, pero también estaban un poco insatisfechos porque tenían otros planes para ese día que tuvieron que cambiar.

El inconveniente puede evitarse mediante la planificación adecuada del tiempo, es decir, la planificación de los trabajos que deben realizarse en un momento determinado de acuerdo con el plan.

Lecciones aprendidas

Lección aprendida: fije su mente en las (muchas) tareas en la mano; concéntrese en los trabajos que deben realizarse y haga una lista para ayudarlo a priorizar. Piénselo y seleccione primero los primeros trabajos que tengan prioridad o aquellos con una fecha límite apremiante para evitar la insatisfacción de los invitados o el pánico innecesario hacia el final del día. Un poco de planificación anticipada realmente ayuda.

¿Qué hacer?

–  maneja tu atención, tu enfoque

– centrarse en los resultados, no en las actividades

– intente controlar al menos el 50% de sus horas de trabajo

– haga una lista de tareas cada mañana

– determinar la importancia de cada tarea

– Monitoree, analice y revise su plan hasta que funcione bien

– Controle sus esfuerzos de usar el tiempo de manera efectiva

– determinar si las tareas se han realizado o no, y averiguar por qué

– prepárate para esperar lo inesperado

– incorpore flexibilidad en su plan de tiempo

– racionaliza y simplifica las cosas que tienes que hacer pero que no te gustan hacer

– economizar y reducir las cosas que no son urgentes

– centrarse en una cosa a la vez

– establece plazos realistas y asegúrate de cumplirlos

– Tómese un breve descanso, incluso si todos los invitados están en el yate

– contratar a otras personas para que realicen algunas tareas

– comunicarse con claridad para evitar mayores explicaciones a los invitados

– encuentre a la persona adecuada en el yate para delegar alguna tarea

¿Qué no hacer?

–     piensa que te sentarás en el yate por la mañana y tendrás una estrategia perfecta para el día

– piensa que el proceso de gestión del tiempo termina con la creación de algunas listas

– piensa que tu plan está escrito en piedra

– multitarea (no haga varias cosas a la vez)

– establecer plazos poco realistas

– acepte más deseos de los huéspedes si esto interfiere con su capacidad para completar los planes prioritarios existentes y cumplir con los plazos

 Un TEST corto!