Η εκμάθηση της καλύτερης διαχείρισης του χρόνου σας μπορεί να σας βοηθήσει:
Δύο ακραίες ώρες εργασίας όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου – σπάνιες
Σύμφωνα με τα κριτήρια του προσωπικού χρόνου ελέγχου, υπάρχουν δύο άκρα, ασπρόμαυρες καταστάσεις, Α και Β, με πολλούς συνδυασμούς μεταξύ τους:
Περίπτωση Α – Χρόνος που τελεί υπό τον έλεγχο του ατόμου: είναι η στιγμή κατά την οποία ένα άτομο καθορίζει από μόνο του τι πρέπει να κάνει και με ποια σειρά κατά τη διάρκεια της ημέρας και της εβδομάδας, κάνει το δικό του σχέδιο, καταφέρνει να διατηρήσει την επιθυμητή κατεύθυνση, χωρίς διαταραχές ενώ κάνει ό, τι ξεκίνησε. Αυτή είναι μια σπάνια κατάσταση. Αυτοί είναι οι λεγόμενοι 100% ειρηνικοί χώροι εργασίας χωρίς κανένα στρες.
Περίπτωση Β – Χρόνος που ελέγχεται από τον περιβάλλοντα χώρο: είναι η ώρα που κάποιος άλλος από τον περιβάλλοντα χώρο και όταν πρόκειται για κυβερνήτες να είναι κυρίως οι καλεσμένοι, τότε το προσωπικό της μαρίνας, οι αρχές, η εταιρεία ναύλωσης, οι άνθρωποι σε άλλα σκάφη , οι οποίοι συνεχώς ενεργοποιούν, απαιτούν, ενθαρρύνουν, καθορίζουν, καλούν, ρωτούν, διακόπτουν και κατευθύνουν τις ενέργειες του κυβερνήτη. Το άτομο είναι 100% στη διάθεσή τους και δεν έχει ελεύθερο χρόνο. Σε αυτό το περιβάλλον, ο πλοίαρχος μπορεί να αναμένει ένα νέο μήνυμα ανά πάσα στιγμή, μια απαίτηση που αλλάζει τις προτεραιότητες, μια εντολή που σταματά τη δουλειά του. Ο πλοίαρχος δεν έχει καμία προϋπόθεση για ανεξάρτητη εργασία ή προγραμματισμό και διατηρώντας την επιθυμητή κατεύθυνση σε μια μέρα. Όλες οι πτυχές της λειτουργίας αυτού του ατόμου καθορίζονται από το περιβάλλον του. Σύμφωνα με τα κριτήρια της διαχείρισης του χρόνου, οι χώροι εργασίας βρίσκονται υπό τον έλεγχο κάποιου άλλου, που ανήκει σε κάποιον άλλο και είναι εξαιρετικά αγχωτικό.
Η δουλειά του κυβερνήτη είναι σίγουρα πιο κοντά στην υπόθεση Β, αλλά στην πραγματικότητα , μόνο λίγες θέσεις εργασίας κατατάσσονται στις ακραίες κατηγορίες, ενώ οι περισσότερες βρίσκονται στη μικτή «γκρίζα» ζώνη στη γραμμή συνεχούς:
I___________________I___________________I_______________________I______________________I
0% 25% 50% 75% 100% Όχι Χαμηλό Μεσαίο Υψηλό Απόλυτο έλεγχος ελέγχου |
Σχήμα 1. Εύρος ελέγχου επί του χρόνου από 0 έως 100%
Ένα πρόσωπο που ελέγχει το 50% των ωρών εργασίας του αρχίζει να ελέγχει το δικό του χρόνο και πέφτει στη θετική περιοχή.
Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
Η δημιουργία μιας λίστας για τη διαχείριση του χρόνου αρχίζει με το σχεδιασμό. Πάρτε κάποιο χρόνο κάθε πρωί για να κάνετε μια λίστα με τις εργασίες που απαιτούν την άμεση προσοχή σας και να προσδιορίσετε τη σημασία κάθε εργασίας. Τα πλεονεκτήματα μιας λίστας υποχρεώσεων είναι πολλά:
Αφού έχετε κάνει τις λίστες των πραγμάτων που έχετε να κάνετε και τους δώσετε προτεραιότητα, η πραγματική πρόκληση για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας είναι η διαδικασία παρακολούθησης, ανάλυσης και αναθεώρησης του σχεδίου σας έως ότου λειτουργήσει. Ορισμένες από τις δεξιότητες που θα χρειαστείτε για να επιτύχετε την επιλεγμένη μέθοδο διαχείρισης χρόνου είναι:
Υπομονή
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε αν αγωνίζεστε με τη διαχείριση του χρόνου είναι ότι ο αποτελεσματικός σχεδιασμός είναι μια δεξιότητα που απαιτεί χρόνο για να αποκτήσετε, να εξασκηθείτε και να γυαλίσετε. Δεν θα καθίσετε στο γιοτ το πρωί και θα έχετε μια τέλεια στρατηγική. Ενδέχεται να αποτύχετε στην πρώτη προσπάθειά σας. Η διαδικασία της διαχείρισης του χρόνου δεν τελειώνει με τη δημιουργία ορισμένων λιστών.
Ανάλυση
Ένα σημαντικό μέρος της επιτυχούς στρατηγικής διαχείρισης χρόνου είναι η αυτο-ανάλυση. Δεν υπάρχει κανένας στο γιοτ να παρακολουθεί τις προσπάθειές σας να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο αποτελεσματικά εκτός από τον εαυτό σας. Προσδιορίστε αν οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί ή όχι, και καταλάβετε γιατί.
Ευελιξία
Το χρονοδιάγραμμα σας θα είναι πιο επιτυχημένο αν θυμάστε ότι δεν είναι γραμμένο σε πέτρα. Αναμένοντας την απροσδόκητη και ευελιξία του κτιρίου στο χρονοδιάγραμμα, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να επιτύχετε τους στόχους σας.
Επίγνωση
Για να είναι επιτυχής στη διαχείριση του χρόνου, είναι απαραίτητο να είναι στρατηγική. Αυτό περιλαμβάνει διάφορα βήματα. Ο κοινός παρονομαστής όλων των βημάτων είναι η συνειδητοποίηση της σημασίας της διαχείρισης του χρόνου, του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιείτε το χρόνο σας και του τι λειτουργεί ή δεν λειτουργεί για εσάς.
Προσωπική διαχείριση χρόνου
Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι σημαντικές για όλους – αλλά κυρίως για τους κυβερνήτες που εξισορροπούν τις φιλοξενούμενες επιθυμίες και τις ρεαλιστικές δυνατότητες του συνολικού περιβάλλοντος.
Μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε πιο αποτελεσματικά το χρόνο σας είναι:
Διοίκηση χρόνου ομάδας / επισκέπτη
Δεδομένου ότι μόνο ένας επαγγελματίας στο σκάφος, σε ορισμένες περιπτώσεις, χρειάζεστε ένα «χέρι» άλλων προσώπων (φιλοξενούμενων) επί του σκάφους. Η δέσμευση άλλων ατόμων για την ανάληψη κάποιων καθηκόντων μπορεί να βελτιώσει το προσωπικό σας σχέδιο διαχείρισης του χρόνου. Ως κυβερνήτης, έχετε μερικούς τρόπους για να το κάνετε αυτό:
Η ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου είναι ένα πολύτιμο πλεονέκτημα για τον κόσμο εργασίας. Αν μπορείτε να κυριαρχήσετε τη διαχείριση του χρόνου στο αγχωτικό, αδόμητο περιβάλλον της επιχείρησης ναυσιπλοΐας, μπορείτε να είστε σίγουροι για την ικανότητά σας να διαχειριστείτε το χρόνο σε σχεδόν οποιαδήποτε κατάσταση.
Σε μικρότερα σκάφη, είναι συχνά γεγονός ότι οποιοδήποτε σχέδιο είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί, πόσο μάλλον το εκτελεί καλά. Αυτό συμβαίνει σε αντίξοες καιρικές συνθήκες, οι οποίες συχνά αλλάζουν όταν έχετε επισκέπτες με τους οποίους είναι δύσκολο να κάνετε οποιαδήποτε διευθέτηση, όταν είναι αδύνατον να σχεδιάσετε μια ασφαλή θέση, κλπ. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι περιττό να ανησυχείτε για τις αποτυχίες του σχεδιασμού. Σε τέτοιες καταστάσεις, βασίζεστε σε άλλους μηχανισμούς καθοδήγησης των δραστηριοτήτων σας, όπως η επιχειρηματική πολιτική του οργανισμού, οι απαγορευμένοι κανόνες εργασίας, τα πρότυπα επιτυχίας, η καλή πρακτική κ.λπ.
Μελέτη περίπτωσης
Κατά τη διάρκεια της κρουαζιέρας σας, καταγράφετε τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν στο σκάφος αλλά δεν ήταν ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια της πλοήγησης ή την άνεση των επισκεπτών στο γιοτ. Καθώς πέρασαν οι μέρες, μερικά από τα πράγματα από τον κατάλογο έγιναν αρκετά επείγοντα και χρειάστηκε να τα αντιμετωπίσετε. Βρήκατε κάποιο χρόνο και αποφασίσατε να κάνετε όλα τα καθήκοντα με τη σειρά που απαριθμούνται. Η αντιμετώπιση των προβλημάτων χρειάστηκε περισσότερο χρόνο από ό, τι αναμενόταν και λόγω άλλων υποχρεώσεων στο γιοτ, δεν θα μπορούσατε να λύσετε μερικά από τα προβλήματα από τη λίστα. Αν ήταν σημαντικά ζητήματα, έπρεπε να πείτε στους επισκέπτες σχετικά με το σκάφος ότι θα χρειαστεί λίγο περισσότερο χρόνο για να αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα που μπορεί να είναι σημαντικό, ίσως ακόμη και σημαντικό. Οι φιλοξενούμενοι σας κατάλαβαν, αλλά ήταν επίσης δυσαρεστημένοι επειδή είχαν άλλα σχέδια για εκείνη την ημέρα που έπρεπε να αλλάξουν.
Η ταλαιπωρία μπορεί να αποφευχθεί με τον σωστό σχεδιασμό του χρόνου, δηλ. τον προγραμματισμό των εργασιών που πρέπει να γίνουν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα σύμφωνα με το σχέδιο.
Διδάγματα
Μάθημα που έχει μάθει: Ρυθμίστε το μυαλό σας στις (πολλές) εργασίες στο χέρι. εστιάστε στις εργασίες που πρέπει να γίνουν και κάντε μια λίστα που θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα. Σκεφτείτε το και επιλέξτε πρώτες θέσεις εργασίας που έχουν προτεραιότητα ή εκείνες με πιεστική προθεσμία πρώτα για να αποφύγετε την δυσαρέσκεια των επισκεπτών ή τον περιττό πανικό προς το τέλος της ημέρας. Ένα κομμάτι του προγραμματισμού προς τα εμπρός πραγματικά βοηθά.
Κάνετε (DΟ)
– να διαχειριστείτε την προσοχή σας, την εστίασή σας – να επικεντρωθείτε στα αποτελέσματα, όχι στις δραστηριότητες – να προσπαθήσετε να ελέγξετε τουλάχιστον το 50% των ωρών εργασίας σας – να κάνετε μια λίστα καθηκόντων κάθε πρωί – να προσδιορίσετε τη σημασία κάθε εργασίας – να παρακολουθήσετε, να αναλύσετε και να αναθεωρήσετε το σχέδιό σας λειτουργεί καλά – παρακολουθεί τις προσπάθειές σας να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τον χρόνο – καθορίστε εάν έχουν ολοκληρωθεί ή όχι καθήκοντα και καταλάβετε γιατί – να είστε έτοιμοι να περιμένετε την απροσδόκητη – να χτίσετε την ευελιξία στο χρονοδιάγραμμα σας – να εξορθολογίσετε και να απλοποιήσετε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε αλλά δεν σας αρέσει να κάνετε – Λιτότητα και να μειώσετε τα πράγματα που δεν είναι επείγοντα – εστίαση σε ένα πράγμα τη φορά – που ρεαλιστικές προθεσμίες και να βεβαιωθείτε ότι έχετε κολλήσει σε αυτά – κάνουν ένα σύντομο διάλειμμα για τον εαυτό σας, ακόμη και αν όλοι οι επισκέπτες βρίσκονται στην γιοτ – συμμετοχή άλλα άτομα να αναλάβουν κάποια καθήκοντα – να επικοινωνούν με σαφήνεια για να αποφύγουν περαιτέρω επεξηγήσεις στους επισκέπτες – να βρουν το σωστό άτομο στο γιοτ για να μεταβιβάσουν κάποια εργασία
Μην κάνετε (DON’T)
– Σκεφτείτε ότι θα καθίσετε στο γιοτ το πρωί και θα έχετε μια τέλεια στρατηγική για την ημέρα
– πιστεύουν ότι η διαδικασία της διαχείρισης του χρόνου τελειώνει με τη δημιουργία ορισμένων λιστών
– Πιστεύετε ότι το σχέδιό σας είναι γραμμένο σε πέτρα
– εστίαση σε πολλά πράγματα τη φορά (δεν κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα)
– να θέσετε μη ρεαλιστικές προθεσμίες
– Αποδέχεστε περισσότερες επιθυμίες των επισκεπτών εάν αυτό θα παρεμποδίσει την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε τα υπάρχοντα σχέδια προτεραιότητας και να εκπληρώσετε τις προθεσμίες
Μια σύντομη δοκιμασία!